Tesorería y ERP: qué resuelve tu ERP y qué no

¿Qué parte de la tesorería resuelve un ERP?

La operativa, y cada vez mejor. Un ERP moderno de pyme registra facturas emitidas y recibidas con sus vencimientos, importa los movimientos del banco, concilia buena parte de ellos automáticamente, gestiona remesas y te enseña el saldo consolidado del día. Hace años eso era un módulo aparte o directamente una hoja de cálculo.

Para una empresa que factura, cobra y paga, eso es la tesorería. Si es tu caso, el resto de esta página probablemente no te haga falta.

¿Qué NO cubre el módulo de tesorería de un ERP?

Donde el trabajo deja de ser registrar y pasa a ser decidir. Un módulo de ERP está construido alrededor del documento (la factura, el asiento, el movimiento) y responde bien a qué ha pasado y qué está pendiente. La tesorería estratégica hace preguntas de otro tipo, y necesita un dato de entrada distinto para contestarlas.

Seis que un módulo de ERP no resuelve solo:

Ninguna de las seis es un fallo del ERP. Son un trabajo distinto, con un dato de entrada distinto, y por eso conviven: la capa operativa alimenta a la estratégica, no la sustituye.

¿Qué calidad de dato necesita una previsión que combine ERP y banco?

Es la pregunta que decide si una previsión sirve o es decoración, y casi siempre se salta. Cinco condiciones, en orden de cuánto duelen:

1. Vencimientos reales, no fechas de factura. Si el ERP guarda la fecha de emisión y el vencimiento se pacta por otro canal, la previsión desplaza cobros enteros de semana.
2. Comportamiento de pago por cliente. Un cliente que paga sistemáticamente a 75 cuando la factura dice 60 no es un dato anómalo: es su patrón. Aplicarle la media de la cartera es meter un error conocido a propósito.
3. Movimientos bancarios conciliados. Sin conciliar, el mismo cobro puede contarse dos veces, una como factura pendiente y otra como movimiento, y la previsión sale optimista justo donde más caro es equivocarse.
4. Los compromisos que no están en el ERP. Nóminas, impuestos, cuotas de préstamo y leasing rara vez viven como factura. Si no entran, la previsión es sistemáticamente mejor que la realidad.
5. Divisa y fecha valor. Si operas en más de una moneda, la fecha en la que el dinero está disponible no es la del apunte.

De ahí que la parte cara de un proyecto de tesorería casi nunca sea la herramienta: es dejar el dato de entrada en condiciones. Un proveedor que no te pregunte por estas cinco cosas antes de darte un precio no ha mirado tus datos.

¿Cuándo basta con el módulo de tesorería del ERP?

Con una sociedad, uno o dos bancos y sin divisa, basta y sobra. Añadir una capa encima es coste sin retorno, y te lo decimos aunque vendamos la capa.

El caso más claro es el de quien ha tenido que adoptar un ERP hace poco por la obligación de facturación electrónica: pasar de una hoja de cálculo al módulo de tesorería de un ERP ya es un salto grande, y exprimirlo antes de comprar nada más es la decisión correcta.

La frontera aparece cuando se cruzan tres cosas a la vez: varias sociedades, varios bancos y decisiones con dinero real encima (aplazar, financiar, colocar un excedente). Ahí el módulo del ERP sigue siendo necesario, pero deja de ser suficiente. Lo hemos convertido en ocho señales medibles en este análisis.

¿Cómo se conectan el ERP y el banco en una previsión?

Por sincronización con el ERP y por agregación bancaria, y conviene entender que son dos conexiones distintas con dueños distintos:

• Del ERP salen los compromisos: facturas, vencimientos, clientes, sociedades. Nosotros sincronizamos con Holded, Odoo y Microsoft Dynamics 365 Business Central; cada ficha detalla qué datos entran y qué añadimos sobre lo que ese ERP ya trae. Sage y A3 están en desarrollo y no te vamos a decir lo contrario.
• Del banco sale lo que ha pasado de verdad. Va por PSD2 a través de un proveedor autorizado, así que no almacenamos credenciales bancarias en ningún momento.

El orden en que se cruzan no es un detalle técnico, es lo que decide si el resultado es fiable. Lo habitual es partir de la factura y buscarle un movimiento en el banco, y así se arrastra todo lo que esté mal metido en el sistema. Nosotros partimos del movimiento bancario y buscamos a qué documento corresponde, porque el banco es lo único que nadie puede modificar: lo que refleja el extracto es lo que pasó.

La diferencia se nota en los casos incómodos. Un cobro que el ERP ya dio por liquidado sigue existiendo en el banco. Una transferencia que entra por PayPal o por un agregador de divisa no tiene por qué tener factura enfrente. Partiendo del documento, esos casos no aparecen; partiendo del banco, aparecen todos y se decide qué hacer con cada uno.

Dónde encaja predicta.

En la capa estratégica, encima del ERP que ya tienes. No sustituimos tu ERP ni queremos hacerlo: si tu contabilidad vive en Holded, en Odoo o en Business Central, ahí se queda.

Lo que añadimos es lo que la tabla de más arriba pedía: proyección a 13 semanas con nivel de certeza A, B, C o D por dato, conciliación hecha por agentes que dejan solo las excepciones para revisión humana, y recomendaciones sobre qué cobrar antes o qué aplazar, con simulación de escenarios antes de decidir. Los datos están alojados en la UE.

Donde no encajamos: gestión de riesgo de divisa y cobertura de tipos, que lo hacen herramientas de tesorería corporativa y nosotros no, y cualquier empresa que todavía esté en el caso de "basta con el ERP" de más arriba.

Si lo que quieres saber es si tu banco y tu ERP están, la lista está en bancos y ERP compatibles: 57 entidades españolas con cuenta de empresa, con sus nombres. Y por qué la conciliación es el dato de entrada de la previsión y no un fin en sí misma, en conciliar para prever.

Puedes ver tu propia proyección con el plan gratuito antes de hablar con nadie, o escribirnos si prefieres que te enseñemos un backtest sobre tu histórico.