Conciliar para prever: por qué una previsión de caja falla si no manda el banco
¿Por qué se desvía mi previsión de caja si no concilio los movimientos del banco?
Porque la previsión suma cosas que ya han pasado como si estuvieran por pasar.
El caso típico no es exótico. Una factura de 12.400 € vence el día 30. El cliente paga el 27 por transferencia. Si ese movimiento no se ha cruzado con su factura, la previsión tiene las dos: la factura pendiente de cobro en la semana 5 y el saldo bancario que ya la incluye. El mismo dinero, contado dos veces.
En una cartera de doscientas facturas ese error no se ve, se promedia. Y promedia hacia arriba, que es justo el lado caro: la previsión dice que llegas y no llegas.
Va en la dirección contraria el caso simétrico, y también existe. Cuotas de préstamo, comisiones, impuestos y nóminas salen del banco sin que haya una factura enfrente. Si la previsión solo mira documentos, esos importes no aparecen hasta que ya han salido.
¿Qué cambia si la conciliación parte del movimiento del banco y no de la factura?
Cambia qué se da por cierto, y con ello qué errores se heredan y cuáles no.
Partiendo de la factura, el sistema pregunta "¿dónde está el cobro de esto?". Si la factura está mal metida, con el vencimiento cambiado por otro canal o ya liquidada a mano en el ERP, la búsqueda hereda ese error. Y lo que no tiene factura detrás no se busca nunca, porque nadie lo ha pedido.
Partiendo del movimiento, la pregunta es la contraria: "esto ha entrado o ha salido de verdad, ¿a qué corresponde?". El banco es el único dato del proceso que no se puede editar, así que es el que manda. Y todo lo que se mueve entra en el proceso, tenga documento o no.
La diferencia se nota en los casos incómodos: un cobro que el ERP ya dio por liquidado, una entrada por PayPal o por un agregador de divisa, una devolución. Partiendo del documento no aparecen. Partiendo del banco aparecen todos, y se decide qué hacer con cada uno.
¿Es lo mismo conciliar para prever la caja que la conciliación bancaria de mi ERP?
No, y conviene tenerlo claro antes de comparar herramientas. Son dos trabajos que se llaman parecido:
Conciliación bancaria es llevar todos los movimientos del banco a la contabilidad, incluidos los que no tienen factura, para que el extracto y los libros cuadren. Es un trabajo contable, con obligaciones contables, y lo hace tu ERP. Los ERP de pyme lo incorporan ya, y bastante bien.
Lo nuestro es cruzar el movimiento con el documento que le corresponde para que la previsión no mienta. El objetivo no es cerrar la contabilidad: es que la caja proyectada de las próximas 13 semanas parta de lo que de verdad ha pasado.
Que compartan nombre lleva a comparar cosas que no compiten. Si lo que necesitas es cuadrar el extracto con los libros, tu ERP. Si lo que necesitas es que la previsión no cuente dos veces el mismo cobro, eso es otra cosa, y es esta.
¿Qué pasa con los movimientos del banco que no cuadran con ninguna factura?
Se queda fuera y se te enseña: no se cierra nada por su cuenta, y las excepciones esperan tu criterio.
Los agentes proponen el cruce y ordenan por confianza. Lo que casa por importe, fecha y contraparte se resuelve solo. Lo que casa a medias, porque el nombre del ordenante no es exactamente el del cliente o porque la fecha valor baila, se marca como excepción con su porcentaje.
Ahí decides tú. La lógica es la misma que con la previsión: cada dato lleva su nivel de certeza (A, B, C o D), así que sabes de un vistazo qué está resuelto y qué te está esperando. Revisar cuatro excepciones no es el mismo trabajo que revisar quinientos apuntes.
¿Qué casos de conciliación bancaria no cubre predicta. todavía, como el cobro parcial?
Tres cosas, y preferimos que las sepas antes:
El cobro parcial. Entran 1.000 € y la única factura de ese cliente es de 1.750. Marcarla como pagada en parte y dejar el resto abierto como deuda exige inventarse un movimiento que no existe en ningún sitio, y cómo se representa eso está por decidir.
Los movimientos sin reflejo contable. Una comisión del banco no tiene factura detrás. Sabemos que hay que poder decir dónde va cada uno; el cómo está por definir.
La vista de movimientos. La tabla donde cada fila es un movimiento del banco con su estado, su fuente y su confianza está en desarrollo. Hoy se ve el resultado del cruce, no el recorrido completo.
Ninguna de las tres impide que la previsión funcione, que es para lo que existe todo esto. Pero si vienes buscando cerrar la contabilidad, ya sabes que no es aquí.
¿Cómo encaja conciliar para prever con el ERP que ya uso, Holded u Odoo?
Encima, sin tocarlo. Tu contabilidad se queda donde está: en Holded, en Odoo o en Business Central.
De ahí se leen las facturas emitidas y recibidas con sus vencimientos, los contactos y las cuentas. Del banco, los movimientos. El cruce ocurre en medio, y no se escribe nada de vuelta en tu ERP: lo que se confirma queda guardado para volcarlo cuando decidas.
Si lo que quieres comprobar es si tu banco y tu ERP están, la lista está en bancos y ERP compatibles, con los 57 nombres. Y si quieres ver el marco completo de qué resuelve un ERP y qué no, está en tesorería y ERP.
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